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ブレインテック通信


カスタマサポート窓口より

情報館が使えない時でもできる作業

2020.05.26

こんにちは、運用・教育グループの赤枝です。「カスタマサポート窓口より」では、ブレインテックの製品やサービスをご利用の皆さまのお役に立つ、旬な情報をご紹介します。

在宅勤務をされているという方も多いかと思います。今日は、情報館が使えないという時にもできることを考えてみたいと思います。

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在宅勤務では情報館が使えないがExcelなら使用できるという場合は、情報館のデータをExcel形式で出力して、在宅の環境でも作業できるようにするという方法もあります。情報館はほぼすべての情報をファイル出力可能です。また、Excelなどで作成したファイルは、後日情報館に取り込むことも可能です。
ただし、出力したファイルの取り扱いについては、学校や会社等、組織でのルールに沿って慎重に取り扱ってください。

Excelでできることの例

■データ修正:雑誌特集記事や目次情報など、データを充実させる

  • Excelで、登録番号とその資料の目次情報などを入力する。テキストファイルに変換して、情報館の任意の項目を上書きできる

■昨年度の受入数や利用実績の確認:出力した資料データをもとに、「昨年度受入した冊数」「蔵書数」などを確認する

  • 情報館で受入区分などを用いて資料を検索・件数を確認するように、Excelのフィルタ機能で、受入区分を指定してのデータ抽出、件数を確認する
  • 情報館の『汎用書誌印刷』で除籍した資料リストの印刷を行うように、Excelの並び替えやフィルタ機能を用いて除籍リストを作成する
  • Excelのピポットテーブルなどの機能が使えれば、情報館の『分類別蔵書集計表』で和洋別・保管場所別などの蔵書数合計を作成するように、件数集計を行う

資料データの出力や、Excelで作成したリストからの取込については、以下の手順書が参考になります。
情報館データをExcelの内容で一括修正する手順 key

情報館から資料データを出力する時の注意点としては、以下のような点が挙げられます。

  • ファイルは資料区分別に作成されます。作業に必要な資料区分は忘れずに出力しておきましょう。
  • 必要な項目がそろっていないと作業ができません。例えば受入年月日や所蔵区分、和洋区分、費目コードなど、普段入力している項目は出力しておきましょう。

あるお客様から「こんな時にこそできること、を考えています」とご連絡をいただきました。大変な状況下で頑張る皆さまを、少しでも応援したいと思っています。他にも何かやってみたいと思われることがあれば一緒に考えていきたいので、お知らせください。

運用・教育グループ 赤枝

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