ブレインテック

こんにちは、運用・教育グループの赤枝です。「カスタマサポート窓口より」では、ブレインテックの製品やサービスをご利用の皆さまのお役に立つ、旬な情報をご紹介します。

年度末から年度初めにかけてはカスタマサポート窓口へのお問い合わせが増える時期です。その中でも多いご質問が、「利用者データの一括更新」についてです。できるだけスムーズに更新処理ができるように、事前に確認していただきたいポイントをお知らせします。

例えば学校図書館では「新入生の登録、在校生のクラス替え、卒業生の削除」、企業図書館では「新入社員の登録、職員の異動による更新、退職者の削除」など、情報館の利用者データをまとめて修正する必要があります。

Excelで作成されたクラス別名簿、新入社員一覧などがある場合、利用者データの一括修正（取込）に使用できるか確認しておきましょう。チェックポイントは以下の通りです。

1. 1データ1行、1項目1列、の形式になっている
2. カンマ区切りもしくはタブ区切りのテキストファイルになっている（Excelでは「名前をつけて保存」でテキストファイルに変換可能）
3. ファイルの中に利用者コードと利用者名が入っている
4. 利用者区分のようなコード項目は、名称ではなくコード部分が入力されている
5. 項目のフォーマット（特に日付項目やコード項目のフォーマット）が、情報館指定のフォーマットと一致している、または一致するよう修正できる
   ※項目のフォーマットは情報館マニュアルの「利用者管理」の項目一覧で確認できます
6. （Excelの場合）データの中に「セル内改行」が含まれていない

なお、取り込まない項目（列）がファイル内に存在しても問題はありません。項目（列）の順序も不問です。ただし学年別、部署別など、取込を行いたいファイルが複数ある場合は、全ファイルを同じ項目（列）順にしておいたほうが、取込作業が楽になります。
上記のようなファイルを用意したら、情報館への取込を行います。取込作業には以下の資料が参考になります。是非ご覧ください。

Microsoft Excelファイルを情報館に取り込む手順（資料・利用者情報）

また、進級処理を行う場合は、その流れも把握しておきましょう。多くの学校図書館で行われている手順をまとめた資料をご用意しています。

進級時の学年（利用者区分）更新手順

前回の利用者更新時に使用したファイルや手順書が残っていたら、事前に確認しておくと、何をするべきかが分かりやすいです。また、以前も弊社カスタマサポート窓口にご質問をいただいた場合には、「昨年も聞いたのですが」のようにお知らせいただけると、窓口担当者が最初に過去のお問い合わせの内容を確認することができるので、よりスムーズにご案内できます。

カスタマサポート窓口がお問い合わせで混みあう時期ではありますが、できるだけお待たせしないように私たちも頑張りますので、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

運用・教育グループ　赤枝

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